Pengenalan

Kawal kuota cetakan pejabat merupakan langkah penting bagi organisasi yang ingin mengurangkan pembaziran kos percetakan, terutamanya melibatkan penggunaan toner warna yang lebih mahal berbanding cetakan hitam putih. Tanpa sistem pemantauan yang betul, penggunaan cetakan warna yang tidak diperlukan boleh menyebabkan peningkatan kos operasi secara berterusan.

Banyak syarikat menghadapi masalah apabila pekerja mencetak dokumen warna tanpa kawalan atau mencetak bahan yang tidak mempunyai keperluan warna. Situasi ini boleh meningkatkan penggunaan toner, kertas dan kos penyelenggaraan mesin fotostat.

Dengan sistem pengurusan cetakan yang lebih bijak, organisasi boleh menetapkan had penggunaan, memantau aktiviti cetakan dan menggalakan amalan percetakan yang lebih berhemah. Melalui strategi kawal kuota cetakan pejabat, syarikat dapat menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran sumber dan meningkatkan kecekapan operasi pejabat.

PM Group menyediakan penyelesaian mesin fotostat yang membantu perniagaan mengurus penggunaan cetakan secara lebih sistematik.

Bagaimana Pembaziran Cetakan Warna Berlaku Tanpa Disedari

Kebocoran kos dokumentasi di dalam sesebuah syarikat selalunya terjadi disebabkan ketiadaan polisi kawalan teknologi yang jelas:

i) Tetapan Lalai (Default) Mod Warna:

Kebanyakan komputer menetapkan mod cetakan warna secara automatik, menyebabkan pekerja terus menekan butang ‘Print’ tanpa mengubah tetapan kepada hitam putih.

ii) Pencetakan Bahan Peribadi Kakitangan:

Pekerja mengambil kesempatan mencetak dokumen luar (seperti gambar atau tugasan sekolah anak) menggunakan kemudahan syarikat secara bebas.

iii) Ketiadaan Laporan Audit Bulanan:

Pihak pengurusan hanya membayar bil tanpa mengetahui jabatan mana yang paling banyak menyumbang kepada lonjakan pengguna dakwat warna.

iv) Salah Pilih Model Peranti:

Menggunakan printer inkjet kecil berspesifikasi runcit yang mengenakan caj kartrij dakwat warna yang sangat mahal bagi setiap helaian.

Sistem Peraturan Pintar (Print Rules) untuk Penjimatan Automatik

Melalui solusi pengurusan daripada PM Group, kami mengkonfigurasikan peraturan automatik pada sistem pencetakan pejabat anda. Sebagai contoh, sistem akan menukar semua e-mel atau halaman web yang dihantar untuk dicetak kepada mod hitam putih secara paksa. Selain itu, fungsi cetakan warna hanya akan diaktifkan untuk jabatan tertentu sahaja seperti bahagian pemasaran atau jualan yang benar-benar memerlukan output warna untuk pembentangan klien.

Manfaat Mengamalkan Sistem Kuota Cetakan Bersama PM Group

i) Pengurangan Kos Sehingga 50%

Memotong pembaziran bil warna secara drastik bermula dari bulan pertama implementasi sistem dijalankan.

ii) Pembahagian Kuota Mengikut Jabatan

Memberikan ketelusan akaun di mana setiap pengurusan cawangan boleh memantau penggunaan kuota bulanan staf mereka.

iii) Kadar Caj Per Halaman yang Flat

Nikmati kadar bayaran yang telus dan tetap bagi setiap helaian cetakan tanpa sebarang kos tersembunyi yang mengejutkan.

iv) Notifikasi Amaran Automatik

Sistem akan menghantar emel amaran kepada pengguna apabila baki kuota bulanan mereka hampir mencapai had maksima.

Kesimpulan

Jom bina pejabat pintar yang bijak menguruskan kos dan bebas daripada pembaziran bil warna bersama kami. Di PM Group, kami komited untuk memberikan pemantaunan kos cetakan yang paling telus dan efisien demi mengekalkan kecairan aliran tunai syarikat anda.

Hubungi pakar pengurusan dokumen kami untuk analisis keperluan pejabat secara percuma, sila hubungi atau WhatsApp kami di +60 12-210 3385 sekarang!

Soalan Lazim Mengenai Kuota Cetakan

Adakah kami boleh menambah kuota pengguna secara kecemasan sekiranya jabatan jualan mempunyai projek tender besar?

Ya, boleh. Petadbir IT syarikat anda boleh menaikkan atau mengubah suai had kuota mana-mana akaun pekerja secara masa nyata (real-time) melalui panel kawalan digital dengan sangat mudah.

Adakah perisian pengurusan kuota ini memerlukan pelayan (server) perkakasan yang mahal di pejabat kami?

Tidak. PM Group menyediakan solusi berasaskan storan awan (cloud-based), di mana semua pengurusan kuota diuruskan secara maya tanpa memerlukan pelaburan pelayan fizikal di lokasi anda.