Pengenalan

Optimasi kos cetakan pejabat merupakan salah satu langkah penting bagi syarikat yang ingin meningkatkan kecekapan operasi sambil mengurangkan perbelanjaan harian. Walaupun kos percetakan sering dianggap kecil, penggunaan kertas, toner, penyelenggaraan dan peralatan pejabat boleh memberi kesan besar kepada kos operasi keseluruhan jika tidak dikawal dengan baik.

Dengan penggunaan mesin fotostat yang sesuai, pemantauan jumlah cetakan dan pelaksanaan aliran kerja digital, organisasi dapat mengurangkan pembaziran serta meningkatkan produktiviti pekerja. Selain itu, strategi pengurusan cetakan yang lebih sistematik membolehkan syarikat merancang perbelanjaan dengan lebih baik dan mengelakkan kos tidak dijangka.

Dalam artikel ini, kami akan membincangkan cara optimasi kos cetakan pejabat dapat membantu perniagaan menjimatkan kos serta meningkatkan kecekapan operasi harian.

Anatomi Pembaziran Kos Cetakan yang Kerap Berlaku di Pejabat Korporat

Untuk menyelesaikan masalah kos, kita harus memahami rantaian pembaziran itu terlebih dahulu. Masalah paling utama dalam kebanyakan pejabat PKS (SME) di Kuala Lumpur dan Selangor ialah pemilikan peranti pencetak yang berpecah-pecah (hardware fragmentation). Setiap jabatan membeli pencetak desktop kecil secara berasingan berasaskan jenama yang berbeza. Ini menyebabkan bahagian perolehan (purchasing) terpaksa menyimpan stok pelbagai jenis model toner yang mahal, di mana kos per halaman (cost-per-page) bagi pencetak desktop kecil adalah jauh lebih tinggi berbanding mesin fotostat multi-fungsi (MFP) berpusat.

Selain itu, ketiadaan sistem kawalan cetakan menyebabkan pekerja bebas mencetak dokumen peribadi atau mencetak dokumen draf menggunakan mod warna penuh (Full Color) walaupun ia hanya untuk kegunaan dalaman jangka pendek. Di sinilah kepakaran integrasi perisian oleh PM Group memainkan peranan penting. Kami mengintegrasikan perisian kawalan pintar seperti PaperCut pada mesin sewaan kami, yang memaksa sistem bertukar kepada mod hitam putih (Monochrome) dan dwi-muka (Duplex) secara automatik bagi setiap dokumen draf, sekali gus menjimatkan penggunaan kertas sehingga 40% dalam bulan pertama implementasi.

Sistem Pengurusan Cetakan Terpadu (Managed Print Services) Berasaskan Awan

Melangkah ke era kerja fleksibel dan hibrid, PM Group memperkenalkan sistem cetakan berasaskan storan awan (Cloud-Based Print Management). Melalui sistem ini, semua data cetakan daripada pelbagai cawangan pejabat anda dialirkan ke satu pelayan pemantauan terpusat. Pihak pengurusan boleh melihat laporan terperinci mengenai siapa yang paling banyak mencetak, jenis dokumen yang dikeluarkan, dan peratusan baki serbuk toner pada setiap mesin secara masa nyata (real-time). Ini menghapuskan keperluan kakitangan anda untuk membuat panggilan kecemasan meminta penghantaran toner, kerana sistem pintar kami akan menghantar amaran automatik kepada pusat logistik PM Group untuk mengepos bekalan toner baharu sebelum baki sedia ada habis.

Perbandingan Kos: Model Tradisional vs Solusi Pintar MPS PM Group

i) Kos Permulaan Perkakasan:

Model tradisional memerlukan perbelanjaan model (CAPEX) yang tinggi untuk membeli peranti secara terus, manakala solusi MPS PM Group menggunakan model sewaan bulanan tetap (OPEX) yang sangat rendah.

ii) Pengurusan Bekalan Toner:

Model tradisional memerlukan pembelian manual yang tidak konsisten dengan harga runcit tinggi, manakala solusi PM Group menyediakan bekalan toner automatik yang dihantar terus sebelum habis dan kosnya sudah termasuk dalam yuran sewa.

iii) Kawalan Akses Kakitangan:

Pejabat biasa membenarkan kakitangan mencetak bebas tanpa had yang meningkatkan risiko kebocoran data, manakala sistem PM Group mewajibkan penggunaan PIN atau Kad Akses dengan pemantauan log pengguna penuh.

iv) Kos Per Halaman (Warna):

Kos jangka panjang model biasa adalah tinggi dan tidak menentu mengikut caj runcit pihak ketiga, manakala PM Group menawarkan kadar rata (flat-rate) yang sangat rendah, telus, dan mudah diunjurkan.

Kesimpulan

Jom bina pejabat pintar yang bebas daripada pembaziran kos cetakan bersama kami. Di PM Group, kami komited untuk mengoptimumkan setiap sen aliran tunai perniagaan anda melalui ekosistem pencetakan yang cekap, telus, dan berteknologi tinggi.

Hubungi pakar pengurusan dokumen kami untuk analisis keperluan pejabat secara percuma, sila hubungi atau WhatsApp kami di +60 12-210 3385 sekarang!

Soalan Lazim Mengenai Managed Print Services (MPS)

Adakah sistem MPS daripada PM Group sesuai untuk pejabat kecil yang hanya mempunyai 15 orang pekerja?

Ya, amat sesuai. Pakej sewaan PM Group dibina secara modular. Kami mempunyai model mesin saiz sederhana yang direka khas untuk keperluan volum cetakan rendah sehingga sederhana, memastikan pejabat kecil menikmati penjimatan dan sokongan teknik yang sama seperti syarikat korporat besar.

Bagaimana sekiranya mesin fotostat sewaan mengalami kerosakan, adakah kami dikenakan kos upah membaiki?

Di bawah perjanjian sewaan mesin fotostat PM Group, semua kos selenggara berkala, pembaikan mekanikal, upah juruteknik, dan penggantian alat ganti (spare parts) adalah percuma sepenuhnya tanpa sebarang kos tersembunyi.